Råd for spesifikasjoner

Råd for spesifikasjoner

• Ta med formålet med anskaffelsen - det vil være nyttig for leverandørens forståelse av behovet
• Hvorfor har dere et behov (ex ny lovgivning/pålegg, organisasjonsendring, mål om effektivisering eller bedre kvalitet etc)
• Beskriv strategiske føringer, som f.eks. miljøkrav, policy
• Hvilke konkrete resultater dere ønsker å oppnå med anskaffelsen, viktig for leverandørens forståelse av leveransen og for å kunne måle om dere får riktig kvalitet under leveringen
• Bruk åpne spesifikasjoner som ytelses- og funksjonskrav - det legger til rette for nye og kosteffektive tilbud
• Kombiner åpne spesifikasjoner med krav (også kalt "minimumskrav") som må overholdes (ex lovkrav eller miljøkrav)
• Grensesnitt til andre løsninger/ytelser eller anskaffelsen (hva skal anskaffelsen passe sammen med?)
• Vurder forholdet mellom spesifikasjoner, krav og tildelingskriterier. Hva må absolutt oppfylles i tilbudet og hva er din virksomhet villig til å vektlegge utover det?
• Bruk god tid på spesifikasjonene - den er førende for hva du faktisk får tilbud om

Hvis du underspesifiserer (angir for dårlig/upresist hva ditt behov er), vil det kunne resultere i økte kostnader, avlysning av konkurransen, endringsordre, tilleggsanskaffelse, økte driftskostnader mv. Hvis du overspesifiserer (tar med for mange krav), vil det også kunne resultere i økte kostnader, da du betaler for noe du egentlig ikke har behov for, såkalte "kjekt-å-ha-løsninger".

Spesifikasjon, krav og tildelingskriterier

I spesifikasjonen angir du hva som skal oppnås med anskaffelsen. Spesifikasjonen kan våre meget åpne - bestå av alt fra overordnede føringer, målsettinger og resultater som skal oppnås. Spesifikasjonene kan også inneholde krav til grensesnitt, som kan være åpne eller også meget detaljerte. Spesifikasjonen kan også inneholde detaljerte krav som leverandørens tilbud må oppfylle. 

Jo flere krav (også kalt "absolutte krav") leverandørens løsningsbeskrivelse må oppfylle, jo mere snevrer du inn mulighetene for å få flere løsningsalternativer. Du bør derfor alltid stille deg selv (eller de som kommer med kravene) spørsmålet "hvorfor er dette kravet nødvendig?"

Dersom tilbudet ikke oppfyller kravene, plikter du å avvise tilbudene. Det er derfor viktig ikke å stille så strenge krav at du begrenser konkurransen unødvendig.

Den tjenesten eller ytelsen virksomheten har behov for å anskaffe skal ofte oppfylle visse (minimums)krav. Det kan være presise krav som krav til kvalitet på bakgrunn av lovbestemmelser som skal overholdes, kvalitetskrav i forhold til brukerne, krav i forhold til andre tjenester/utstyr (grensesnitt), leveringstid, miljøkrav til f.eks. utslipp eller energibruk som skal oppfylles. Dette kalles krav til ytelsen. Minimumskravene angis i kravspesifikasjonen. Dersom tilbudet ikke oppfyller kravene, plikter du å avvise tilbudene. Det er derfor viktig å ikke stille så strenge krav at du begrenser konkurransen unødvendig.

Dersom din virksomhet beslutter å legge vekt på bedre kvalitet enn minimumskravet (krav til ytelsen) som kortere leveringstid, lavere utslipp eller energibruk, angis dette i konkurransegrunnlaget i tillegg som tildelingskriterier. Dersom markedet er umodent, eller du vet at svært få leverandører kan oppfylle et krav, kan det være strategisk lurt å bruke det som et tildelingskriterium. Da begrenser du ikke konkurransen unødig samtidig som du premierer det/de tilbud som faktisk kan oppfylle kriteriet.

Hvor godt leverandøren svarer på oppfyllelse av spesifikasjonen eller overoppfyllelse av de absolutte kravene, kan også brukes som tildelingskriterier. Dette må fremkomme tydelig i konkurransegrunnlaget.

Hva som skal vektlegges som tildelingskriterier vil som regel være strategiske vurderinger som tas av en styringsgruppe, en prosessleder eller fremkomme av Konkurransestrategien, alternativt finnes føringer i styrende dokumenter.

I evalueringsfasen etter at tilbudene er kommet inn, skal kun de tilbudene som tilfredsstiller "krav til ytelsen" evalueres i forhold til tildelingskriteriene og rangeres i forhold til hvert tildelingskriterium.

Valg av spesifikasjonstype

Spesifikasjonstype vil legge føringer for:

• hvor mange leverandører som kan/er interessert i å levere inn tilbud
• utnyttelse av markedskompetanse
• grad av måloppnåelse
• fleksibilitet og kostnader
• risikofordelingen mellom din virksomhet og leverandøren

Fordeling av risiko

Dersom du i detalj beskriver hva leverandøren skal levere og det etterpå viser seg at leveransen ikke dekker behovet, er det din virksomhets risiko at behovet oppfylles og målene nås, så lenge leverandøren leverer det virksomheten har bedt om. Dersom du beskriver behovet og formålet, er det leverandørens risiko at leveransen dekker behovet og formålet - og det er leverandørens ansvar dersom det senere viser seg at leveransen ikke dekker behovet eller formålet.

Åpne spesifikasjoner

Ved å lage åpne spesifikasjoner (dvs uten å legge unødvendige føringer på hvordan leveransen/resultatet skal være), legger du til rette for større konkurranse og nye og bedre løsningsforslag for å dekke behovet. Slike beskrivelser bidrar også til bedre konkurranse enn detaljerte tekniske spesifikasjoner.

Vi anbefaler at du angir hva dere ønsker å anskaffe gjennom å beskrive behovet anskaffelsen skal dekke eller hvilke funksjoner varen/tjenesten/bygg eller anlegget skal oppfylle. Stiller du bestemte krav til hvordan en løsning skal utformes, utnytter du ikke den kompetansen og kreativiteten som finnes i markedet.