Ullensaker kommune har evaluert hvordan den overordnede håndteringen av Covid 19-pandemien fungerte. Rapporten viser at kommunen i all hovedsak har gjort en god jobb og kriseledelsen har fungert godt, men krisens kompleksitet og varighet har satt kommunen og ledelsen på prøve. Dette har synliggjort en rekke områder kommunen kan lære av og bli bedre på.

– Vi fremmer en usminket beskrivelse av hvordan pandemien har vært håndtert i kommunen, og fokuset er først og fremst å hente ut læringspunkter som vi bygger videre på. Kommunen reviderer nå planverket som omhandler beredskapen i kommunen, og erfaringsrapporten gir oss et meget godt utgangspunkt for arbeidet, sier kommunedirektør Erling Kristiansen.

Identifisere læringspunkter

Evaluering etter øvelser og ved uønskede hendelser er lovpålagt, og skal bidra til forbedring og prioritering av hvordan kriseledelsen arbeider. En nyopprettet avdeling i Ullensaker kommune, Seksjon for samfunnssikkerhet og beredskap, har derfor sett på hvordan kommunens kriseledelse fungerte under pandemien, med den hensikt å få frem erfaringene kommunen har gjort seg og identifisere læringspunkter:

• Hva bør kommunen gjøre mer av?
• Hva bør eventuelt endres i krisehåndteringen?

– Vi må hele tiden videreutvikle og forbedre krisehåndteringen i kommunen. Konteksten, premissene og organisasjonen vil alltid være i forandring. Kommunen må derfor ha et kontinuerlig søkelys på opplæring og øvelser for å bedre krisehåndteringen, sier Monica J. Steen, beredskapsleder i Ullensaker kommune.

Kommunen er allerede godt i gang med å ta tak i mange av erfaringene. Læringspunktene blir viktig inn i arbeidet med å revidere kommunens overordnede risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse), samtidig som grunnlaget vil bli innarbeidet i kommunens overordnede beredskapsplan.

Hovedanbefalinger

Under er hovedanbefalingene listet opp. Disse er knyttet til: gjennomføring av overordnet kriseledelse; roller og organisering i kriseledelsen; stabens og støttefunksjonenes rolle og oppgaver; og planverk, rutiner og verktøy:

• Oppdatere planverket - et behov for å gjennomgå planverket for å tydeliggjøre den overordnede kriseledelsens rolle og funksjon i en langvarig krise
• Mer opplæring og flere øvelser
• Klargjøring av ansvar og myndighet
• Bedre ressursdisponering
• Etablering og bruk av proaktiv stabsmetodikk – herunder begrepsapparat, etablering av felles fokusområder for krisehåndteringen, langtidsplanlegging, tilgang og deling av data, samt organisering av staben og støttefunksjonenes arbeid.

Kriseledelsen viktig for å koordinere

Kommunens beredskapsarbeid skal skape trygghet for innbyggere og besøkende, og håndtere ulike krisesituasjoner som kan oppstå. Under koronapandemien var det nødvendig å etablere kriseledelsen med formål å koordinere informasjon, etablere et felles situasjonsbilde, koordinere ressurser og benytte kommunedirektørens og ordførerens fullmakter til å foreta strategiske beslutninger for kommunen som helhet. Alt dette skulle redusere konsekvensene av pandemien og bidra til å opprettholde de kommunale tjenestene.

Evalueringsrapporten viser at det har vært nedlagt en solid innsats under pandemien, og at kommunen i all hovedsak har lyktes i sitt arbeid. Kriseledelsen og innsatsen har fungert, på tross av varierende forhold, korte tidsfrister, sprikende styringssignaler og liten statlig og kommunal erfaring innenfor scenariet pandemihåndtering.

– Vi hadde på mange måter oddsene mot oss. Kommunen hadde ansvar for å ivareta våre egne innbyggere, samtidig som vi var Norges grense mot hele verden. Hovedflyplassen var i første fase en utfordring i forhold til å håndtere potensiell smitte over landegrensene, men gikk også raskt over i en ny krise, hvor de mange tusen ansatte ble berørt av permitteringer og oppsigelser. Vi har sett mange skjebner. Men vi har også sett omsorg og heltemodig innsats. Vi fikk erfare at krisen både tok frem det verste og det beste i oss. Flyplassen er på mange måter en by i byen, ofte med mer enn dobbelt så mange innbyggere som Ullensaker kommune i seg selv, sier ordfører Eyvind Jørgensen Schumacher.

Komplekse oppgaver, få statlige føringer og slitne medarbeidere

At kriseledelsen både skulle håndtere egen kommune og de pålagte oppgavene for statlige myndigheter på og ved Oslo lufthavn (OSL) – som én av kommunene med særskilte oppdrag gjennom det Internasjonale helsereglementet – har vært en tilleggsutfordring.

Evalueringen viser at det har vært intense og krevende perioder for enkelte funksjoner. Dette har gitt slitne medarbeidere. Omdisponeringer av både oppgaver og personell har preget arbeidstiden til mange av kommunes ansatte. Samtidig har uklare meldinger fra statlige myndigheter, ofte med lite eller ingen direkte støtte for løsning av oppgavene ved OSL, gjort arbeidet vanskelig.

Beredskapsplanene var ikke tilpasset langvarige kriser

Kommunens beredskapsplanverk var viktig for at kriseledelsen og støttefunksjoner i staben kunne etableres tidlig og arbeide effektivt. Men på grunn av pandemiens egenart og utvikling har det vært en stor grad av oppgaver og koordineringsutfordringer som ble løst, uavhengig av gjeldende planverk. Evalueringen viser at beredskapsplanverket i all hovedsak er tilpasset akutte kriser, og i mindre grad langvarige kriser.

Både den overordnede risiko- og sårbarhetsanalysen og beredskapsplanen skal derfor revideres og ta større høyde for tilpassing for langvarige og samtidige kriser. Evalueringen viser også at det er behov for å gjennomgå planverket for å tydeliggjøre kriseledelsens rolle og oppgaver i en langvarig krise.

Klikk her for å lese hele rapporten

Fakta

Beredskap i Ullensaker kommune

Målet for kommunens beredskapsarbeid er å skape trygghet for innbyggere og besøkende, og til enhver tid ha en beredskap som er i stand til å håndtere hendelser og krisesituasjoner som kan inntreffe.

Kriseledelsens rolle

Formålet med en overordnet kriseledelse, er at kommunen skal ha en beredskapsorganisasjon som trer i kraft, helt eller delvis, ved uønskede hendelser som den ordinære linjeorganisasjonen ikke (alene) er den hensiktsmessige organisasjonsformen for å redusere konsekvensene av hendelsen, opprettholde kommunale tjenester og normalisere situasjonen.

Overordnet kriseledelse skal ivareta behovet for:

• et overordnet situasjonsbilde
• koordinering av tiltak
• prioritering av ressurser
• langsiktig planlegging av kommunens innsats

Les mer om beredskap